Casa e decoração

Como organizar a papelada em casa: veja o que guardar e por quanto tempo

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Arrumar a papelada agiliza a busca por um documento e ajuda a ter as contas em dia imagem: Getty Images

Patrícia Guimarães

Colaboração para o UOL, em São Paulo

A pilha de papéis só aumenta: correspondências bancárias, recibos de compras e outros documentos se acumulam nos lares de grande parte das pessoas e o motivo é bem simples: manter a ordem é questão de regularidade e o costume precisa ser adquirido, garante a especialista em organização doméstica e pessoal Ingrid Lisboa. A organizadora afirma ainda que até mesmo os indivíduos que se incomodam com a bagunça tendem a tirar um dia da semana para ajeitar a desordem, o que nem sempre é eficiente: "É preciso criar o hábito de colocar as coisas no lugar". E se você acha que tudo está sob controle só porque parte de seus documentos é digital, atente-se: os critérios de organização empregados no mundo virtual são os mesmos da vida "real".

Mas como se faz isso? 

Passo 1: não transfira a bagunça de lugar

De nada adianta transferir a papelada que estava sobre a mesa ou espalhada pelos cantos da casa para uma caixa de papelão ou gaveta. Essa mudança não organiza, apenas tira da vista a falta de arrumação. O ato pode piorar a situação ao misturar itens de categorias diferentes, o que dificulta a vida quando é preciso encontrar algo às pressas. Por isso, não recorra a essa tática! 

Passo 2: descarte

Organizar significa seguir regras e a primeira a ser levada em conta por quem quer botar ordem na papelada é se perguntar "esse papel é mesmo importante?". Jogar o que não vai ser usado fora é essencial, mas cada documento tem um prazo para ser descartado (veja na lista abaixo). Ao eliminar comprovantes, arquivos ou simples itens onde conste o endereço, tenha o cuidado de picar em pedaços pequenos, de forma a impedir que qualquer dado pessoal possa ser aproveitado por fraudadores.

Passo 3: tenha uma caixa de entrada

Você sempre terá contas a pagar e se elas não estão em débito automático, devem ser separadas e deixadas a vista. Alternativa é agrupar esses boletos e afins em um único local, idealmente, uma caixa baixa (padrão A4) e sem tampa. Duas vezes por semana, no mínimo, abra a correspondência e cheque os vencimentos. Se as faturas são periódicas, crie uma tabela na folhinha, agenda, celular ou computador: muita gente deixa de efetuar pagamentos não por falta de dinheiro, mas porque perdeu o prazo. Uma vez que os documentos foram avaliados e quitados, chega a hora de separá-los e arquivá-los.

Passo 4: classifique

Organizar os documentos por categorias facilita a visualização e a busca em caso de necessidade. Para conseguir catalogar com precisão, crie algumas divisões básicas (segundo suas necessidades) e separe os papéis em pastas, arquivos, saquinhos ou gavetas específicas e etiquetadas. Para auxiliar na tarefa, sugerimos essa catalogação: 
 
  • CONTAS DA CASA - água; luz; gás; telefone; internet etc.; 
  • CONTAS E DOCUMENTOS DO CARRO - IPVA, IPTU; seguro etc.;
  • DOCUMENTOS BANCÁRIOS - cheques devolvidos; extratos; contratos de serviços; faturas do cartão de crédito etc.
  • DOCUMENTOS DE IMÓVEIS - contratos de aluguel; escrituras; plantas etc.; 
  • DOCUMENTOS ESCOLARES - históricos; certificados etc.; 
  • DOCUMENTOS MÉDICOS - exames; recibos de pagamentos de consultas; contratos de convênios; 
  • DOCUMENTOS PESSOAIS - certidões (de nascimento e casamento, por exemplo); passaportes, etc.; 
  • IMPOSTO DE RENDA - declarações anuais;
Estas classificações precisam ser aplicadas em dois níveis: o dos papéis em uso e o dos arquivos. Pense que alguns documentos, como os certificados de graduação ou a escritura da casa podem ser requisitados a qualquer momento em por motivos diversos, mas as contas de luz dos últimos dois anos provavelmente não. Esses itens datados devem ser arquivados em tipos como os listados acima, mas também segundo o ano “ativo”.
 
Passo 5: arquive
 
Para manter a ordem da papelada crie subcategorias segundo o ano e, se possível, empilhe em ordem cronológica: “Contas da casa (luz, telefone, internet, gás...) – 2014” começando de janeiro e seguindo até dezembro. Mas é preciso guardar até quando? Alguns documentos devem ser mantidos em casa por tempo indeterminado, como diplomas, certidões, escrituras e passaportes (mesmo vencidos), outros podem ser jogados fora. A Associação dos Advogados de São Paulo (AASP) pontua o tempo de guarda na lista abaixo.

Por quanto tempo?

  • Cheques cancelados ou devolvidos

    Guarde pelo período de seis meses, a partir do prazo de apresentação. Faça o mesmo com os canhotos, que apesar de não ter valor legal, servem para a conferência.

  • Comprovantes de pagamentos de contas de consumo

    Embora os fornecedores sejam legalmente obrigados (Lei 12.007/2009) a enviar aos consumidores uma declaração anual de quitação de débitos, o ideal é que os documentos sejam preservados por cinco anos, caso haja a contestação das contas em aberto, que não constarão na declaração anual (de IR - Imposto de Renda). Neste caso entram gastos como água, luz e telefone.

  • Comprovantes de pagamentos de escola

    Preserve pelo prazo de cinco anos, seja por motivo de contestação pela falta de pagamento ou por terem sido declarados em IR.

  • Contratos de aluguel

    Em geral, os contratos de aluguel devem ser guardados por três anos, prazo em que será prescrita qualquer eventual cobrança. No entanto, se os aluguéis foram declarados em imposto de renda, preserve os documentos por cinco anos. Para quem precisa pagar condomínio, os comprovantes de quitação precisam ser arquivados durante todo o período de permanência do morador no imóvel e, após a saída, por mais dez anos (prazo prescricional determinado pelo Código Civil).

  • Contratos gerais

    Conserve até que o vínculo entre as partes seja desfeito. Se o documento se referir a um financiamento, mantenha o papel até que todas as parcelas estejam quitadas e o bem desalienado.

  • Documentos de veículos

    O comprovante de Seguro Obrigatório (DPVAT) deve ser preservado por três anos; o IPVA (Imposto sobre Propriedade de Veículos Automotores) por cinco anos; e o CRLV (Certificado de Registro e Licenciamento Anual) por um ano, após cada respectivo pagamento.

  • Escritura de imóveis e IPTU

    As escrituras de imóveis devem ser arquivadas permanentemente, pois atestam a propriedade. Além deste documento, é importante que o proprietário conserve os comprovantes de pagamento de IPTU pelo prazo de cinco anos. Se o imóvel foi recém-adquirido, guarde a proposta, o contrato e todos os comprovantes de pagamento até a lavratura e o registro da escritura.

  • Imposto de renda

    Guarde por cinco anos, bem como todos os documentos apresentados na declaração vigente.

  • Notas fiscais e garantias de produtos

    Esses documentos devem ser mantidos enquanto o produto existir, já que alguns equipamentos podem vir a apresentar vícios, observados após o prazo de garantia e, para tais casos, o Código de Defesa do Consumidor garante reparação ou troca. A salvaguarda é dada se verificado "vício oculto" a contar da data de constatação do problema pelo consumidor.

  • Seguro saúde; recibos médicos; recibos de hospitais

    O contrato de seguro saúde, assim como os demais (carro, casa, etc.), deve ser mantido pelo prazo de um ano após o fim da vigência. Já os recibos médicos e de hospitais precisam ser arquivados por até cinco anos.

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