Vida no trabalho

Evite sete erros comuns em e-mails de trabalho e poupe sua imagem

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Responder e-mails por impulso está entre os erros mais comuns no trabalho imagem: Getty Images

Caio Lauer e Suzel Tunes

Do UOL, em São Paulo

No trabalho, enviar e-mails é uma atividade tão corriqueira que muita gente acaba se esquecendo de algumas regras básicas da comunicação empresarial. E comete erros que, embora banais, podem comprometer a eficiência e a imagem profissional de quem envia.

Para quem está habituado à rapidez e informalidade das redes sociais, um dos maiores problemas no e-mail corporativo pode ser a confusão sobre o tipo de linguagem a ser empregada.

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"As mensagens corporativas estão começando a se tornar mais informais, no entanto, todo profissional deve se policiar. O e-mail de trabalho é, acima de tudo, um documento enviado em nome da empresa”, explica Sylvia Inácio da Costa, professora de Gestão de RH da Universidade Anhembi Morumbi.

Mas o que realmente pesa na hora de enviar um e-mail corporativo? A seguir, especialistas em carreira e recursos humanos apontam as principais falhas detectadas no dia a dia das empresas e dão dicas de como escrever mensagens de maneira correta e eficiente.

1. Descuidar da escrita

Os erros de português destacam-se entre os principais problemas dos e-mails corporativos. Erros de ortografia e digitação depõem contra o profissional e a empresa. Portanto, tenha o apoio de um corretor ortográfico e sempre releia o que foi escrito antes de enviar. Também é importante evitar as palavras escritas em maiúsculas (com a tecla “caps lock” acionada) ou o excesso de palavras em negrito, que podem transmitir um tom de agressividade à mensagem.

2. Usar e-mail da empresa para mensagens pessoais

Evite bater papo com amigos e familiares, replicar correntes criadas na internet, resolver assuntos particulares... O e-mail da empresa não foi criado para esse fim, conforme declara a diretora de comunicação da ABRH (Associação Brasileira de Recursos Humanos), Heloísa Machado: “Fique atento, pois a maioria das redes corporativas é monitorada. Assim, muitas das suas informações pessoais poderão ser conhecidas pela empresa”.

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3. Escrever textos muito longos

Na correria diária, as pessoas não têm tempo para ler textos muito extensos ou que precisem ser interpretados. O e-mail precisa ser claro, conciso e objetivo. Textos com mais do que três parágrafos causam má impressão. Se o assunto é extenso, fale pessoalmente e use o e-mail para formalizar o que foi dito. Para Bernardo Leite, psicólogo especializado em Administração de Empresas e professor convidado da PEC-FGV (Programa de Educação Continuada para executivos da Fundação Getúlio Vargas), ao enviar textos muito longos, seu e-mail poderá cair no lixo eletrônico e você correrá o risco de ser taxado como prolixo”.

4. Copiar pessoas sem necessidade

A enxurrada de e-mails recebidos todos os dias ganha um volume ainda maior por conta das mensagens disparadas desnecessariamente. Por isso, antes de clicar em “enviar”, verifique quem está copiado. Para a professora Sylvia, quase sempre os e-mails com muita gente em cópia tomam o efeito cascata: “Começam a pipocar respostas atrás de respostas na caixa de entrada, muitas vezes, sem utilidade alguma para pessoas que estão recebendo".

5. Responder por impulso

Em uma troca de e-mails podem ocorrer discuss

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6. Evite a informalidade

Especialmente nos e-mails enviados a profissionais que você não conhece, use um tom cortês. Lembre-se de que as pessoas criam uma imagem do remetente de acordo com o que está registrado na mensagem. No ambiente corporativo, a elegância sempre deve nortear as relações. "Ao final do e-mail, sempre coloque o nome e sobrenome, função, telefone de contato e nome da empresa em que trabalha", afirma a professora da Anhembi Morumbi.

7. Sempre responda aos e-mails

Existem profissionais que se envolvem em tantas tarefas e projetos que não dão conta de responder aos e-mails recebidos diariamente. Mas, ainda que demore para dar atenção a determinados assuntos, ao menos aponte o recebimento da mensagem e informe que será respondida com mais atenção posteriormente. Esse é um sinal de consideração com os colegas.

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