Casa e decoração

Organize os documentos espalhados com 10 dicas (e comece 2018 sem bagunça!)

Marcelo Testoni

Colaboração para o UOL

17/12/2017 04h00

Para dar ordem em documentos, é preciso fazer uma seleção de papeis, contas e até arquivos de computador. Assim, o que não presta vai para o lixo e o mais importante é devidamente guardado (e pode ser encontrados com facilidade). Vamos às dicas!

Veja também

1. Por quanto tempo?

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Imagem: Arte/UOL

Documentos pessoais devem ser guardados sempre, impostos e tributação também. Contas e documentos trabalhistas, geralmente, por, no máximo, 5 anos. Já os manuais e garantias são mantidos enquanto valer ou usar o produto. Jogue fora o que já venceu ou está desatualizado, como recibos de compras e extratos bancários. 

2. Caixas

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Com os documentos separados por categoria, distribua-os em caixas de cor ou tamanho diferentes, para facilitar a busca. Em prateleiras e estantes, invista em caixas-pasta suspensas, que, se forem transparentes ou furadinhas, permitem que você encontre o que busca sem dificuldade e deixam o visual limpo. Se usar uma coleção de caixas iguais, liste-as em número ou ordem de A-Z. 

3. Pasta tipo catálogo

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São práticas, pois, além de caberem nas gavetas, vêm com sacos plásticos organizadores, que podem ser adicionados à medida que são preenchidos. Se utilizar uma única pasta para guardar tudo, reserve, no mínimo, 10 plásticos para cada categoria de documento, e etiquete, sempre, o primeiro. Pastas sanfonadas também resolvem, pois dividem contas e documentos por tipo ou pelo mês em que foram pagos.

4. Álbuns de fotos

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Guarde-os na vertical dentro de caixas, ou em estantes e armários, pois, na horizontal, o peso da sobreposição pode fazer os plásticos internos grudarem nas fotos e não soltarem mais. A lombada também deve ser mantida contra a luz, pois o papel e a tinta de impressão são materiais sensíveis à umidade e raios solares. Se possível, digitalize o que puder, para evitar perdas. 

5. Baú

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Servem para acomodar pilhas de cadernos, agendas e recordações escolares. Esteja atento ao tipo, que se for de madeira, deve ser impermeabilizado ou revestido por dentro para garantir proteção contra umidade, calor, traças e cupins. Como a peça é escura e fechada, para evitar o surgimento de mofo, procure abri-la de tempos em tempos e guarde os itens menores, como passaportes e identidades vencidos, em potes de vidro ou plástico, que impedem a entrada dos fungos.

6. Capinhas

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Alternativa às pastas, que acomodam papelada em série, as capas, por serem menores, são ideais para documentos individuais ou exclusivos, mas mesmo assim devem ser divididas em categorias: documentos pessoais (certidões de nascimento e casamento), imóveis (contratos e seguros), educação (diplomas e históricos escolares), veículos (apólices e multas), saúde (exames médicos e documentos do plano de saúde), bichos de estimação (ficha veterinária). Diferencie-as por cor ou etiquetas e procure mantê-las em locais de fácil acesso, como gavetas.

7. Envelopes

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Servem para organizar as despesas visualmente e ter um controle do dinheiro usado para pagar as dívidas. Basta separá-los por categoria (carro, mensalidade da escola/faculdade, contas de casa) e colocar dentro de cada os respectivos comprovantes de gastos (faturas ou recibo de compras). Se tiver uma noção dos valores de todo mês, escreva-os em cada envelope correspondente, por exemplo: escola (R$ 500), supermercado (R$ 600).

8. Gavetas

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Separe as primeiras por “assuntos em andamento” ou “recentes”. Como, por exemplo, contas a pagar, contratos do ano, compras a fazer e outros. As últimas podem ser usadas para arquivamento. Em todas, deixe um vão livre sobre os documentos, que podem ser agrupados em montinhos com elásticos, para que não amassem, rasguem ou provoquem emperramentos ao abrir.

9. Pasta sanfonada

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Sobre o aparador ou outro móvel do hall de entrada, elas cumprem a função de acolher todas as correspondências que chegam diariamente e ainda não foram analisadas. As contas, que ao longo do mês chegam pelo correio e se amontoam pelos cômodos, podem ser agrupadas em cada compartimento por tipo ou pela data do seu vencimento. Para não perder o controle, é importante checar diariamente.

10. Computador

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Nada de deixar fotos, arquivos de texto e vídeos soltos pelo desktop. Para organizá-los e não esgotar a memória do computador, crie um atalho para backup e dentro dele abra pastas e subpastas nomeadas por tema. A separação das pastas principais pode ser dividida em duas categorias: trabalho e lazer. Já as subpastas dentro delas podem ser separadas por ano, atividades ou eventos, como festas, férias ou viagem. No caso das compras via internet, imprima e guarde as cópias dos comprovantes de pagamento em uma caixa na escrivaninha.

Fontes: Consultora de organização, Carla Campos, e educador financeiro Robinson Trovó.

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