Vida no trabalho

Evite sete erros comuns em reuniões de trabalho

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Interromper os colegas é um dos erros comuns nas reuniões de trabalho Imagem: Getty Images

Suzel Tunes e Caio Lauer

Do UOL, em São Paulo.

05/11/2014 07h08

A reunião é o momento em que os profissionais envolvidos em um mesmo projeto se encontram para debater assuntos com maior profundidade. É uma ocasião propícia para trocar ideias e definir os rumos a serem tomados dali em diante. Porém, nem sempre a reunião consegue cumprir esses objetivos e, em boa parte dos casos, a culpa é do comportamento das pessoas envolvidas, que cometem erros básicos.

"Em primeiro lugar, é preciso avaliar se a situação ou o assunto merece, realmente, uma reunião. Alguns detalhes podem ser tratados individualmente de maneira mais eficaz e em menos tempo", afirma Rafael Chiuzi, coordenador do curso de Gestão de Recursos Humanos da Umesp (Universidade Metodista de São Paulo).

Saber conduzir a reunião também é importante para garantir que ela seja produtiva. "Muitas reuniões não atingem o resultado esperado pela falta de planejamento e organização", relata Sylvia Ignácio da Costa, coordenadora da Graduação Tecnológica em Gestão de RH da Universidade Anhembi Morumbi.

No entanto, embora a postura do líder seja fundamental, todos os que estão ao redor da mesa têm a responsabilidade de se concentrar nos resultados, de contribuir com a experiência adquirida e até de cobrar um direcionamento para os próximos passos, ao final da reunião. Fazer tudo isso, em poucas horas, é menos complicado do que parece. Basta fugir de alguns deslizes, apontados pelos especialistas como os mais comuns:

1. Não se preparar

Muitos líderes têm a ideia de que o simples fato de convocar reuniões para discutir as mais variadas questões transmite a imagem de uma gestão participativa. Porém, isso não corresponde à realidade, segundo os especialistas da área de RH. O ideal é reunir a equipe sempre com um propósito bem definido, tendo um assunto relevante para tratar. Além disso, é importante ter um mapa mental de tudo o que será falado.

Outra obrigação de quem conduz a reunião é compartilhar com todos os envolvidos a pauta que será discutida. Todavia, se você for chamado para um encontro desse tipo e não tiver ciência do que será tratado, questione. Só assim poderá se preparar adequadamente, estudando o assunto. "Indico que o profissional sempre chegue alguns minutos antes do horário marcado, para sentir o clima da reunião e para saber o que os membros estão falando entre si", diz Luiz Edmundo Rosa, diretor da ABRH-Nacional (Associação Brasileira de Recursos Humanos). Segundo Rosa, saber quem estará presente também ajuda a entender, desde o princípio, o contexto em que ocorrerá o encontro.

2. Perder o rumo

Reuniões longas demais fazem os envolvidos sentirem que estão perdendo tempo. E, nessas condições, a percepção do benefício daquele encontro se dilui. Por isso mesmo, o ideal é que todos os participantes façam o possível para retomar o assunto, caso ocorra dispersão, e para não se distrair. Puxar assuntos que não estão na pauta, entrar em conversas paralelas ou dispersar-se usando o notebook ou o celular vão transmitir uma péssima impressão profissional.

3. Isentar-se completamente das discussões

Tudo bem ficar calado se a discussão tomar um rumo que você não considera o mais adequado e, principalmente, se os ânimos se exaltarem. Mas se o objetivo é contribuir com o debate e, sobretudo, com as metas da empresa, o profissional não deve ter receio de se posicionar sobre questões realmente importantes. Segundo os especialistas, quem se isenta totalmente dos debates pode ser visto como um profissional desinteressado e sem compromisso com o grupo.

Se você foi convidado para participar da reunião, é porque esperam que colabore para a tomada de decisões no que diz respeito ao assunto que está sendo desenvolvido. "Quem se manifesta durante uma reunião expressa maturidade e desejo de auxiliar na busca de melhorias e de soluções", afirma Karina Campos, psicóloga do trabalho com especialização em gestão de pessoas e lideranças pela FGV (Fundação Getúlio Vargas).

4. Interromper os colegas

Pessoas muito ansiosas tendem a cometer a falha de cortar os outros o tempo todo. Elas, geralmente, se manifestam em momentos inoportunos e, al

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5. Querer ditar todas as regras, durante uma negociação

Especialmente se for o primeiro contato com um parceiro ou fornecedor, a reunião não pode ter um tom diretivo. Não é bom impor a duração do encontro, por exemplo. A orientação é sempre agir com cordialidade, respeitando o "tom" da casa alheia, ainda mais se a reunião for externa.

6. Derrapar no uso das tecnologias

Realizar reuniões por videoconferência ou por telefone é ótimo para evitar deslocamentos e otimizar o tempo dos envolvidos. Todavia, ao sugerir um encontro desse tipo, tenha certeza de que conseguirá garantir uma boa comunicação, sem falhas. Verifique, antes, a conexão e vá para um local isolado, onde não haverá interrupções. Em reuniões presenciais, cheque todos os recursos que precisará utilizar antes do início.

7. Terminar a conversa sem um plano de ação

Encerrar reuniões sem definir os próximos passos do projeto que foi discutido é um dos erros mais comuns nas reuniões corporativas. É papel do líder fazer esse fechamento e orientar os envolvidos sobre as ações a serem tomadas. Contudo, se ele não fizer isso, não tenha vergonha de se posicionar e de perguntar.

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